Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un día.
El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993.
ESQUEMA DEL COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
Diferencia entre comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad
Usuarios de Gerencie.com nos han planteado una inquietud relativa a la diferencia que pueda existir entre comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad.
Pues bien, la primera diferencia es que el comprobante de contabilidad es eminentemente un documento interno, en tanto que el soporte de contabilidad es por lo general externo como el caso de las facturas de compra.
Un comprobante de contabilidad no es un soporte de contabilidad, es simplemente un documento donde se relacionan y resumen una serie de operaciones económicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad, esto es por una factura o documento equivalente.
Un soporte de contabilidad, es aquel documento que con el cumplimiento de ciertos requisitos legales respaldan una operación económica. Así, por ejemplo, contablemente y principalmente desde el punto de vista fiscal, el soporte válido es la factura con el cumplimiento de los requisitos establecidos por el artículo 617 del estatuto tributario.
Los comprobantes de contabilidad, como ya se hizo mención, contienen el registro contable de forma resumida y organizada sobre los hechos económicos registrados en la contabilidad y no requieren el cumplimiento de requisitos especiales, ni requieren solemnidad alguna, y por lo general, no constituyen prueba de nada, solo indicio y solo son utilizados internamente por la empresa.
Por ejemplo, un comprobante de contabilidad puede ser una nota débito o crédito, documento que no tiene la virtualidad de constituir prueba irrefutable como el caso de una factura.
Los soportes contables son documentos que prueban la ocurrencia de un hecho económico, como el caso de la factura o inclusive una letra que se ha firmado como respaldo de un crédito.
Todo comprobante de contabilidad debe estar respaldado por un soporte de contabilidad.
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