CONCEPTOS DE CONTABILIDAD

MARCO JURIDICO DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA

Para comprender la contabilidad  y llevarla en debida forma, es preciso conocer el marco jurídico que la regula.

El marco jurídico de la contabilidad en Colombia está conformado por la ley 145 de 1960, en los artículos que aun siguen vigentes. Por la ley 43 de 1990,  por el decreto 2649 de 1993 y por el código de comercio.

Quizás la norma más importante es el decreto 2649 de 1993, por cuanto es esta la norma que regula los principios que debe observar la contabilidad. La contabilidad para que tenga validez como prueba y para que cumpla con sus objetivos, debe ajustarse a lo dispuesto por el decreto 2649 de 1993.

La ley 43 de 1990 reglamenta la profesión de Contador público, profesional en el que recae la responsabilidad de llevar la contabilidad en debida forma, esto es que debe asegurarse que la contabilidad cumpla con todas las normas que la reglamentan.

El código de comercio es quien reglamente la obligación de llevar contabilidad. Es quien establece cuales personas naturales o jurídicas deben llevar contabilidad.

El código de comercio en su título I, capítulo IV, se encarga de los libros de comercio entre los que se encuentran los libros de contabilidad, los requisitos de la contabilidad y otros aspectos relacionados.

Las anteriores normas son las principales puesto que existe una infinidad de decretos, circulares y resoluciones emitidas por las diferentes entidades estatales que de una u otra forma intervienen, regulan y vigilan la contabilidad, en especial la superintendencia de sociedades y aunque parezca un poco extraño, hasta la Dian ejerce un gran afecto a la hora de llevar la contabilidad.

La entidad encargada oficialmente de opinar y conceptuar sobre temas contables, es la Junta Central de Contadores por medio del Instituto Técnico de la Contaduría.

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.

La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.

Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información.

El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situación económica. Los administradores de la empresa, los accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren información financiera de la organización para sus respectivos análisis.

La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna.

Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la administración.

Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de información contable de la empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdos con sus patronos. El gobierno también hace uso de la información suministrada por contabilidad.

Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa información financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo.

La complejidad y gran número de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las operaciones comerciales.

Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza.

La importancia se basa en unos propósitos principales como:

• Para el uso en la planeación y control de las operaciones normales de la empresa.
• Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulación de las políticas.
• Rendir informes externos a la empresa.
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LA MACRO CONTABILIDAD

Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconómicas es decir, a la determinación en cifras de la situación económica de un país, también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas tales como la producción y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras.

La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del desempeño de la economía de la producción de bienes y servicios, y también pone de manifiesto las relaciones existentes entre las 3 variables macroeconómicas fundamentales.

La relación que existe entre las 3 variables desempeña un papel importante en la determinación de los niveles de ingreso y producción en la economía. A pesar de la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior.

LA MICRO CONTABILIDAD

Se define como la Contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean personas físicas o sociales, también denominada Contabilidad de Empresa.

La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de determinar magnitudes económicas con un notable grado de abstracción, que requieren una cuidadosa definición previa.

La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo.

La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la determinación de los flujos económicos financieros.

CONTABILIDAD FINANCIERA, GENERAL O EXTERNA

Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiación). Su principal cometido es la elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que constituyen hechos contables.

CONTABILIDAD INTERNA

Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para planificar y controlar los procesos de producción.  Analiza los procesos de producción desde el punto de vista cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una información fundamental, a fin de establecer decisiones de política empresarial en lo que se refiere a la programación y el control de la actividad productiva.

QUE ES CONTABILIDAD ?

Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

• Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
• Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
• Llevar un control de todos los ingresos y egresos.
• Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
• Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
• Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.

IMPUESTOS EN COLOMBIA

El impuesto es una clase de tributo (obligacion generalmente pecuniaria en favor del acreedor tributario) regido por el derecho público. Se caracteriza por no requerir una contra-prestación directa o determinada por parte de la administración hacendaria (acreedor tributario).

Los impuestos en la mayoría de legislaciones surgen exclusivamente por la "potestad tributaria del Estado", principalmente con el objeto de financiar sus gastos. Su principio rector, denominado "Capacidad Contributiva", sugiere que quienes más tienen deben aportar en mayor medida al financiamiento estatal, para consagrar el principio constitucional de equidad y el principio social de la libertad

Los impuestos son cargas obligatorias que las personas y empresas tienen que pagar para financiar al estado. En pocas palabras: sin los impuestos el estado no podría funcionar, ya que no dispondría de fondos para financiar la construcción de infraestructuras (carreteras, puertos, aeropuertos, eléctricas), prestar los servicios públicos de sanidad, educación, defensa, sistemas de protección social (desempleo, prestaciones por invalidez o accidentes laborales), etc.

ELEMENTOS DEL IMPUESTO

• Hecho imponible: Aquella circunstancia cuya realización, de acuerdo con la ley, origina la obligación tributaria. Son hechos imponibles comunes la obtención de una renta, la venta de bienes y la prestación de servicios, la propiedad de bienes y la titularidad de derechos económicos, la adquisición de bienes y derechos por herencia o donación.
• Sujeto pasivo: el que debe, es la persona natural o jurídica que está obligada por ley al cumplimiento de las prestaciones tributarias. Se distingue entre contribuyente, al que la ley impone la carga tributaria, y responsable legal o sustituto del contribuyente que está obligado al cumplimiento material o formal de la obligación.
• Sujeto activo: es la entidad administrativa beneficiada directamente por el recaudo del impuesto, quien hace figurar en su presupuesto los ingresos por el respectivo tributo. En el caso colombiano, por ejemplo, los sujetos activos son administraciones de carácter territorial de orden nacional, departamental, municipal o distrital, a los que la creación del tributo define en un caso u otro como destinatarios.
• Base imponible: es la cuantificación y valoración del hecho imponible y determina la obligación tributaria. Se trata de una cantidad de dinero, pero puede también tratarse de otros signos, como el número de personas que viven en una vivienda, litros de gasolina, litros de alcohol o número de cigarros.
• Tipo de gravamen: es la proporción que se aplica sobre la base imponible con objeto de calcular el gravamen. Dicha proporción puede ser fija o variable.
• Cuota tributaria: Aquella cantidad que representa el gravamen y puede ser una cantidad fija o el resultado de multiplicar el tipo impositivo por la base imponible.
• Deuda tributaria: es el resultado final luego de reducir la cuota con posibles deducciones y de incrementarse con posibles recargos, que debe ser pagada al sujeto activo según las normas y procedimientos establecidos para tal efecto.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LOS IMPUESTOS

• Principio de justicia: consiste en que los habitantes de una nación deben de contribuir al sostenimiento del gobierno en una proporción lo más cercana posible a sus capacidades económicas y de la observancia o menosprecio de esta máxima depende la equidad o falta de equidad en la imposición.
• Principio de certidumbre: todo impuesto debe poseer fijeza en sus elementos esenciales (objeto, sujeto, exenciones, tarifa, época de pago, infracciones y sanciones), para evitar actos arbitrarios de la autoridad.
• Principio de comodidad: todo impuesto debe recaudarse en la época y en la forma en las que es más probable que obtenga a su pago el contribuyente.
• Principio de economía:consiste en que el rendimiento del impuesto debe ser lo mayor posible, su recaudación no debe de ser onerosa.

IMPUESTOS DIRECTOS E INDIRECTOS

Impuesto directo o imposición directa es el impuesto que grava directamente las fuentes de riqueza, la propiedad o la renta. Son el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre el patrimonio, elimpuesto de sucesiones, la contribución rústica y urbana (o impuesto sobre bienes inmuebles), los impuestos sobre la posesión de vehículos (Impuesto de la tenencia o uso de vehículos,Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica), animales, etc. En sistemas fiscales históricos se daba la capitación (impuesto igual a todos los habitantes), y también eran impuestos directos muchos de los exigidos dentro del complejo sistema fiscal en torno a la renta feudal.

Impuesto indirecto o imposición indirecta es el impuesto que grava el consumo. Su nombre radica en que no afecta de manera directa los ingresos de un contribuyente sino que recae sobre el costo de algún producto o mercancía. El impuesto indirecto más importante es elimpuesto al valor agregado o IVA el cual constituye una parte importante de los ingresos tributarios en muchos países del mundo

REGIMENES EN COLOMBIA PARA DECLARAR IMPUESTOS

REGIMEN SIMPLIFICADO

En el impuesto a las ventas, el régimen simplificado es exclusivo para las personas naturales, por lo que no es posible que una persona jurídica, esto es una empresa, se pueda acoger a él.

Para el año 2014 pueden pertenecer al régimen simplificado en el impuesto a las ventas las personas naturales que cumplan con todos y cada uno de los requisitos contenidos en el artículo 499 del estatuto tributario con base al valor del Uvt vigente para los años 2013 y 2014 según corresponda.

El artículo 499 del estatuto tributario, es claro en afirmar que al régimen simplificado pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, agricultores y ganaderos que realicen operaciones gravadas [venta de productos o servicios] con el impuesto a las ventas. Los exentos clasifican como gravados, sólo que a la tarifa del 0%.

Los requisitos más importantes considerados por el artículo 499 del estatuto tributario son los siguientes:

1. Que los ingresos obtenidos en el 2013 hayan sido inferiores a  $107.364.000. (Numeral 1 del artículo 499 del Estatuto tributario).
2. Que no tenga más de un establecimiento de comercio u oficina. (Numeral 2 del artículo 499).
3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles. (Numeral 4)
4. Que no sean usuarios aduaneros. (Numeral 5)
5. Que en el año gravable 2013 no haya celebrados contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor  individual  superior a 3.300 Uvt($88.575.000). (Numeral 6 artículo 499)
6. Que durante el año  2014  no celebre contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor  individual  superior a 3.300 Uvt, esto es $ 90.701.000. Se toma como referencia el Uvt del 2014. (Numeral 6 artículo 499)
7. Que el monto de las consignaciones durante el 2013 no hayan superado la suma de $ 120.785.000 y durante el 2014 no superen la suma de $ 123.683.000. (Numeral 7 del artículo 499)

Nota: Cuando la norma habla de año anterior, en este caso 2013, el Uvt que se toma es el del 2013, cuando se refiere “al respectivo año”, se toma el Uvt vigente en el 2014.

Uvt tomados como referencia:

2013: 26.845

2014: 27.485

Se reitera una vez más que la persona natural debe cumplir con cada uno de los requisitos, pues con uno que no se cumpla ya no se puede pertenecer al régimen simplificado en el impuesto  a las ventas.

En el caso de los numerales 6 y 8, en el momento en que la persona natural no cumpla con dichos topes durante el 2014, debe inscribirse en el régimen común a partir del periodo siguiente en el que dejó de cumplirlos. Por ejemplo, sin el mes de junio (periodo 3) superó el tope de consignaciones, a partir de periodo 4 inclusive de Iva debe pasar al régimen común.

OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL REGIMEN SIMPLIFICADO

Los responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado están obligados a:

INSCRIBIRSE COMO RESPONSABLES DEL REGIMEN SIMPLIFICADO EN EL RUT
(registro único tributario)

Esta Inscripción deberá realizarse ante la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesión, ocupación u oficio, y obtener el Número de Identificación Tributaria, NIT dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones.

LLEVAR EL LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS

En este Libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificación completa del responsable y, además:

a. Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada.

b. Anotar diariamente los egresos por costos y gastos.

c. Al finalizar cada mes deberán totalizar:

El valor de los ingresos del período,

El valor pagado por los bienes y servicios adquiridos según las facturas que les hayan sido expedidas.

Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del día 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.

PROHIBICIONES PARA LOS RESPONSABLES DEL REGIMEN SIMPLIFICADO

De conformidad con el artículo 15 del Decreto 380 de 1996, a los responsables del régimen simplificado que vendan bienes o presten servicios, no les está permitido:

Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten, suma alguna por concepto de impuesto sobre las ventas; si lo hicieren deberán cumplir íntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común.

Si el responsable del régimen simplificado incurre en esta situación, se encuentra obligado a cumplir los deberes propios de los responsables del régimen común (Art.16 Decreto 380 de 1996).

Presentar declaración de ventas. Si la presentaren, no producirá efecto alguno conforme con el artículo 594-2 del Estatuto Tributario.

Determinar el impuesto a cargo y solicitar impuestos descontables.

Calcular impuesto sobre las ventas en compras de bienes y servicios exentos o excluidos del IVA.

Facturar: En efecto, por mandato del artículo 612 - 2 del Estatuto Tributario y del literal c) del artículo 2o del Decreto 1001 de abril 8 de 1997, entre otros, no están obligados a facturar los responsables del régimen simplificado.

Si el responsable del régimen simplificado opta por expedir factura, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso, salvo lo referente a la autorización de numeración de facturación.

En conclusión, si un responsable del régimen simplificado a pesar de no tener obligación de cumplir con el deber formal de facturar expide factura, no está obligado a solicitar autorización de numeración de facturación y tampoco del software para facturar por computador.

REGIMEN COMUN

El régimen ordinario del impuesto sobre las ventas es el Común y en principio en él deben estar inscritos todos los responsables. No obstante, la ley ha reconocido que existen algunos responsables que dado el volumen de operaciones no requieren cumplir con la regulación existente para el régimen común; por lo que se creó el Régimen Simplificado en el cual deben estar inscritos los responsables que cumplan ciertos requisitos. Quienes no cumplan con cada uno de los requisitos deberán inscribirse en el Régimen común.

Se considera responsable del impuesto a las ventas toda Persona natural o Persona jurídica que venda productos o preste servicios gravados con el Iva.

Son responsables del Impuesto a las ventas pertenecientes al régimen común, todas las personas jurídicas y aquellas personas naturales que no cumplan los requisitos para pertenecer el Régimen simplificado. Toda Persona jurídica por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común. Las personas naturales solo serán responsables del régimen común si no cumplen todos o uno de los requisitos que la norma establece para poder formar parte del Régimen simplificado.

Cuando una persona natural en un periodo determinado deje de cumplir uno o varios de los requisitos que le permiten estar en el Régimen simplificado, deberá actualizar el Rut en el periodo siguiente y pasarse o inscribirse en el régimen común. Recordemos que en el Impuesto a las ventas, el periodo es de dos meses, por lo que si supera los topes en el periodo 4, en el periodo 5 ya debe ser responsable del régimen común y cumplir con todas sus obligaciones.

OBLIGACIONES DEL REGIMEN COMUN

LLEVAR CONTABILIDAD

Todo comerciante debe llevar Contabilidad de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados, y esto supone inscribirse en el Registro mercantil, donde también deberá inscribir los Libros de contabilidad o Libros de comercio.

Respecto a la obligación de llevar Contabilidad, esta, según el Código de comercio, solo lo es para los comerciantes (Personas que ejeren Actos mercantiles), mas no para los no comerciantes, como por ejemplo para las personas que ejercen una Profesión liberal, quienes no están obligadas a llevar contabilidad por lo que no se les puede exigir. Esto no impide que el contribuyente lleve registros contables que le permitan tener un control de sus operaciones.

Respecto a la validez de la contabilidad como prueba, el artículo 772 establece que la contabilidad constituye prueba a favor del contribuyente siempre y cuando se lleve en debida forma.

El no llevar Contabilidad estando obligado o no llevarla debidamente, es sancionable en los términos del artículo 655 del Estatuto tributario.

El artículo 654 señala cuales son los hechos que se considera irregulares en la contabilidad y que se consideran sancionables.

La obligación de llevar contabilidad no está dada por pertenecer o no al régimen común, sino por ser comerciante, de suerte que aquellas personas naturales que no son comerciantes y que pertenecen al régimen común, no están obligadas a llevar contabilidad.

Inscribirse en el Rut

Toda persona perteneciente al régimen común debe inscribirse en el Rut o actualizarlo si ha estado inscrito antes como Régimen simplificado.

EXPEDIR FACTURA

El régimen común sin importar si esta o no obligado a llevar Contabilidad, debe expedir factura con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto tributario:

Articulo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

PARAGRAFO. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

PARAGRAFO. < Adicionado por el artículo 45 de la Ley 962 del 2005.> Exigencias sobre numeración consecutiva para el caso de facturación mediante máquinas registradoras.- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

La no expedición de factura, o la expedición sin el lleno de requisitos es un hecho sancionable en los términos de los artículos 652 y 657 del Estatuto tributario.

DECLARAR

Todo responsable del régimen común esta en la obligación de presentar bimensualmente la respectiva declaración de Iva en los plazos que el gobierno señale. Esta declaración se debe presentar así durante el periodo a declarar no se hayan realizado operaciones económicas.

La declaración de Iva no es la única declaración que se debe presentar, puesto que existen otras como al de Retención en la fuente y la del Impuesto de renta.

En cuanto a las personas naturales responsables del régimen común, estas están en la obligación de asumir el Iva en las adquisiciones que le hagan al Régimen simplificado. Esto se debe hacer mediante el mecanismo de retención, lo que las convierte en agentes de retención solo por este concepto, y por tal razón deben presentar la declaración mensual así en el mes no hayan asumido Iva al Régimen simplificado. (Vea Tratamiento de las operaciones entre régimen común y régimen simplificado)

Respecto a la declaración del Impuesto de renta, y teniendo en cuenta que los topes para ser régimen simplificado y para no declarar son básicamente los mismos, toda Persona natural que pertenezca al régimen común debe declarar. (Vea: Personas naturales no obligadas a declarar renta)

Las declaraciones deben ser presentadas en debida forma y firmadas por quien según la ley deba hacerlo. Si eso no se hace, se consideran como no presentadas.

El artículo 580 del estatuto establece cuando una declaración tributaria se considera como no presentada:

Articulo 580. Declaraciones que se tienen por no presentadas. No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:

a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.

b. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada.

c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables.

d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal.

e. Cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago

De ocurrir en una de las causales del artículo 580, supone tener que presentar nuevamente la declaración la cual será extemporánea, lo que implica el cálculo y el pago de la respectiva sanción. (Vea Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador público)

Obligación de informar el cese de actividades.

Los responsables del régimen común están en la obligación de informar a la DIAN cuando cesen las actividades gravadas con el Iva. Esto supone la actualización o cancelación del Rut.

Si el responsable no informa el cese de actividades, ante la DIAN seguirá siendo responsable, y debe seguir declarando, de lo contrario si en un futuro va a cancelar el Rut, deberá ponerse a paz y salvo con todas las declaraciones pendientes.

DIFERENCIAS ENTRE EL REGIMEN SIMPLIFICADO Y EL REGIMEN COMUN 

En primer lugar hay que tener claridad que los dos REGIMENES son responsables del impuesto a las ventas. Esto quiere decir que los dos venden productos gravados con Iva y prestan servicios gravados con Iva.

Al régimen simplificado sólo pueden pertenecer las personas naturales que cumplan determinados requisitos.

Al régimen común pueden pertenecer personas naturales y personas jurídicas jurídicas.

Toda persona jurídica, por el sólo hecho de ser jurídica debe pertenecer al régimen común.

Los topes de ingresos y demás requisitos sólo aplican para las personas naturales, puesto que las personas jurídicas serán siempre del régimen común sin importar sus ingresos.

El régimen común está obligado a facturar, a cobrar Iva, a declarar y a llevarcontabilidad. El régimen simplificado no está obligado a ninguna de ellas. [Se exceptúan los litógrafos pertenecientes al régimen simplificado que si deben facturar].

Los responsables del régimen común deben solicitar autorización para facturar. Los responsables del régimen simplificado no [Se exceptúan los litógrafos pertenecientes al régimen simplificado, puesto estos están obligados a facturar, y por consiguiente a solicitar autorización para ello]

Los responsables del régimen común deben declarar renta, los responsables del régimen simplificado por regla general no.

Pertenecer al régimen común implica estar formalizado, entre tanto el régimen simplificado se caracteriza por ser informal.

LAS CAMARAS DE COMERCIO

Funciones de las Cámaras de Comercio

Como personas juridicas de derecho privado cumplen por delegación legal algunas funciones publicas como es el caso de los registros públicos: mercantil, proponentes y entidades sin animo de lucro, carácter privado que no pierden por el hecho de que hayan recibido el encargo de cumplirlas. Estas funciones son expresamente señaladas en la Ley y han de cumplirse en la forma taxativa señalada en los ordenamientos que las consagran y las regulan, en consecuencia sus funicones regladas y las Cámaras solo actuan conforme a dichas reglas.

Pero desarrollan tambien funciones privadas, cuyo cumplimiento y desarrollo no está sometido a pautas o reglas determinadas en el mismo ordenamiento legal que las establece.

En este capítulo encontrará una relación de todas las funciones de las Cámaras de Comercio con su respectiva legislación.  

Según el Código de Comercio, en su Artículo 86o. Las Cámaras de Comercio ejercerán las siguientes funciones: 

1. 1. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el gobierno y los comerciantes mismos;
2. 2. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la ejecución de los planes respectivos;
3. 3. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este código;
4. 4. Dar noticia en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones;
5. 5.  Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas;
6. 6.  Designar el árbitro o los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten;
7. 7.  Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes, en cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta;
8. 8. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como amigables componedores;
9. 9. Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus objetivos;
10. 10.  Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio
11. 11.  Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memoria al Superintendente de Industria y Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos, y
12. 12.  Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional..

TRAMITE DE NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARÍA NIT

Ley 788 de 2002

Artículo 79o. Adicionase el artículo 555-1 del Estatuto Tributario con los siguientes incisos:

"Las Cámaras de Comercio, una vez asignada la matrícula mercantil, deberán solicitar a más tardar dentro de los dos (2) días calendario siguientes, la expedición del Número de Identificación Tributaria NIT del matriculado a la Administración de Impuestos Nacionales competente, con el fin de incorporar, para todos los efectos legales, dicha identificación a la matrícula mercantil. En las certificaciones de existencia y representación y en los certificados de matrícula siempre se indicará el número de identificación tributaria.

El incumplimiento de esta obligación por parte de las Cámaras de Comercio acarreará la sanción provista en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

Las personas no obligadas a inscribirse en el registro mercantil, y que de acuerdo con la ley tributaria tengan obligaciones con la Administración de Impuestos Nacionales de su jurisdicción, deberán tramitar su inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y obtener su Número de Identificación Tributaria (NIT) ante la respectiva Administración Tributaría.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá celebrar convenios con las Cámaras de Comercio con el fin de asignar a través de medios electrónicos el Número de identificación Tributaria (NIT)".

FUNCIÓN DE TRAMITAR EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO

Ley 863 del 2003

Artículo 19o. Registro Único Tributario. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo 555-2:

"Art. 555-2. Registro Único Tributario - RUT, El Registro Único Tributario, RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

El Registro Único Tributario sustituye el Registro de Exportadores y el Registro Nacional de Vendedores, los cuales quedan eliminados con esta incorporación. Al efecto, todas las referencias legales a dichos registros se entenderán respecto del RUT.

Los mecanismos y términos de implementación del RUT, así como los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión, cancelación, grupos de obligados, formas, lugares, plazos, convenios y demás condiciones, serán los que al efecto reglamente el Gobierno Nacional

OTRAS FUNCIONES DE LAS CAMARAS DE COMERCIO

Decreto 898 de 2002

Artículo 10o. Las Cámaras de Comercio ejercerán las funciones señaladas en el artículo 86o. del Código de Comercio y en las demás normas legales y reglamentarias y las que se establecen a continuación:

1. Actuación como órganos consultivos: servir de órgano consultivo del Gobierno Nacional y, en consecuencia, estudiar los asuntos que este someta a su consideración y rendir los informes que le solicite sobre la industria, el comercio y demás ramas relacionadas con sus actividades.

2. Elaboración de estudios: adelantar, elaborar y promover investigaciones y estudios jurídicos, financieros, estadísticos y socioeconómicos, sobre temas de interés regional y general, que contribuyan al desarrollo de la comunidad y de la región donde operan.

3. Registros públicos: llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos.

4. Costumbre mercantil: recopilar y certificar las costumbres locales mediante investigación realizada por cada Cámara dentro de su propia jurisdicción. La investigación tendrá por objeto establecer las prácticas o reglas de conducta comercial observadas en forma pública uniforme y reiterada, siempre que no se opongan a normas legales vigentes.

5. Arbitraje y conciliación: crear centros de arbitraje, conciliación y amigable composición por medio de los cuales se ofrezcan los servicios propios de los métodos alternos de solución de conflictos.

6. Ferias y exposiciones: adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y académicos, entre otros, que sean de interés para la comunidad empresarial de la jurisdicción de la respectiva Cámara de Comercio.

7. Estatutos: dictar sus estatutos, los cuales deberán ser a probados por su Junta Directiva. No obstante y de manera previa a su aplicación, la Junta Directiva deberá ponerlos en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quien verificará el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de registros públicos, representación legal, afiliados y revisoría fiscal, especialmente, para lo cual ordenará las adecuaciones del caso.

8. Capacitación: promover la capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones.

9. Desarrollo regional: promover el desarrollo regional y participar en programas nacionales de esta índole.

10. Información comercial: prestar servicios de información comercial originada en los registros públicos nacionales en forma gratuita.

Cuando la información comercial requiera para su suministro al solicitante, de procesos adicionales que impliquen un valor agregado para ésta, las Cámaras de Comercio podrán cobrar única y exclusivamente dicho valor, cuya estimación será efectuada conforme a los costos y precios del mercado; esta actividad será verificada periódicamente por la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.Veeduría: desempeñar funciones de veeduría cívica en los casos señalados por el Gobierno Nacional.

12. Vinculación a diferentes actividades: promover programas, actividades y obras en favor de los sectores productivos de las regiones en que les corresponde actuar, así como la promoción de la cultura, la educación, la recreación y el turismo. De igual forma, las Cámaras de Comercio podrán participar en actividades que tiendan al fortalecimiento del sector empresarial, siempre y cuando se pueda demostrar que el proyecto representa un avance tecnológico o suple necesidades o implica el desarrollo para la región. En cualquier caso, tales actividades deberán estar en conformidad con la naturaleza de las Cámaras de Comercio o de sus funciones autorizadas por la ley.

Para tales fines podrán promover y participar en la constitución de entidades privadas o mixtas, con o sin ánimo de lucro, que cumplan con estos objetivos.

La participación de las Cámaras de Comercio en cualquiera de estas actividades, deberá ser en igualdad de condiciones frente a los demás competidores, incluso en cuanto al manejo de la información.

13. Servicios para los afiliados: mantener disponibles servicios especiales y útiles para sus afiliados.

14. Manuales de procedimiento: adoptar manuales de procedimiento interno para el desempeño de las funciones registrales.

15. Prestación tecnológica de los servicios: contar con la infraestructura tecnológica necesaria para el cumplimiento y debido desarrollo de sus funciones regístrales y la prestación eficiente de sus servicios.

16. Publicación de la noticia mercantil: publicar la noticia mercantil de que trata el artículo 86o. numeral 4o. del Código de Comercio, que podrá hacerse en los boletines u órganos de publicidad de las Cámaras, a través del Internet o por cualquier medio electrónico que lo permita.

17. Aportes y contribuciones a programas: realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos de desarrollo económico, social y cultural en que la Nación o los entes territoriales, así como sus entidades descentralizadas y entidades sin ánimo de lucro tengan interés o hayan comprometido sus recursos.

18. Participación en programas nacionales e internacionales: participar en programas regionales, nacionales e internacionales cuyo fin sea el desarrollo económico, cultural o social en Colombia.

19. Consecución de recursos de cooperación: gestionar la consecución de recursos de cooperación internacional para el desarrollo de sus actividades.

20. Entidades de certificación: prestar los servicios de entidades de certificación previsto en la Ley 527 de 1999, de manera directa o mediante la asociación con otras personas naturales o jurídicas.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales prescribirá el formulario de inscripción y actualización del Registro Único Tributario, RUT.

Parágrafo 1o. El Número de Identificación Tributaria, NIT, constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT. Las normas relacionadas con el NIT serán aplicables al RUT.

Parágrafo 2o. La inscripción en el Registro Único Tributario, RUT, deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad económica ante las oficinas competentes de la DIAN, de las Cámaras de Comercio o de las demás entidades que sean facultadas para el efecto.

Tratándose de personas naturales que por el año anterior no hubieren estado obligadas a declarar de acuerdo con los artículos 592, 593 y 594-1, y que en el correspondiente año gravable adquieren la calidad de declarantes, tendrán plazo para inscribirse en el RUT hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior sin perjuicio de la obligación de registrarse por una calidad diferente a la de contribuyente del impuesto sobre la renta.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se abstendrá de tramitar operaciones de comercio exterior cuando cualquiera de los intervinientes no se encuentre inscrito en el RUT, en la respectiva calidad de usuario aduanero.

Parágrafo transitorio.Los responsables del Impuesto sobre las Ventas pertenecientes al Régimen Simplificado que a la fecha de entrada en vigencia de esta ley no se hubieren inscrito en el Registro Único Tributario, RUT, tendrán oportunidad de inscribirse sin que haya lugar a la imposición de sanciones, antes del vencimiento de los plazos para la actualización del RUT que señale el reglamento".

FINANCIACIÓN DE PROGRAMAS DE DESARROLLO EMPRESARIAL

Ley 905 de 2004

Artículo 23o. Cámaras de Comercio. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa concertación con las Cámaras de Comercio, buscará que parte de los recursos que reciben o administran las Cámaras por concepto de prestación de servicios públicos delegados se destine a cubrir parte de la financiación de los programas de desarrollo empresarial que ejecuta y coordina el Ministerio, con el fin de complementar los recursos de Presupuesto General de la Nación.

NOTAS DÉBITO Y CREDITO

Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

EJEMPLO 1:

La empresa Computadores y Suministros Ltda envia Nota Debito a la empresa Cafe Internet Servicios S.A.S sucursal, NIT 800.705.300-2, ubicada en la Cra 8 20-08 por valor de $156.000,oo por concepto de 20 resmas de papel bond tamaño carta no cobradas (facturadas) en la factura de venta N° 130604.

EJEMPLO 2:

La empresa Computadores y Suministros Ltda envia Nota Debito a la empresa COOMEVA EPS cento, NIT 800.555.310-5, ubicada en la Cra 7 22-10 por valor de $48,500,oo por concepto de intereses por mora en la cancelacion de la factura de venta N° 145569.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.


EJEMPLO 1:

La empresa Computadores y Suministros Ltda envia Nota Crédito a la empresa Fondo de Empleados de la DIAN "FONDIAN"  con dirección Cra 15 14-5 piso 3, NIT 800.279.911-3, por valor de $125.500,oo por concepto de error en la factura N° 130608 en la que se cobraron servicios de transporte que no se prestaron a la empresa.

EJEMPLO 2:

La empresa Computadores y Suministros Ltda envia Nota Crédito a la empresa CENTRO COMERCIAL LA 14, NIT 800.235.345-1, por valor de $455,550,oo por concepto de descuento especial por aniversario aplicado a la factura de venta N° 146067.

OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA CON LA NOTA DEBITO Y CREDITO

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de intereses.

Caso contrario, si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se le vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crédito mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota crédito es una erogación para la empresa puesto que se debe disminuir el valor que inicialmente se registró como venta. Desde el punto de vista del cliente, como su obligación se disminuye con la nota crédito, ésta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el valor de las mercancías que adquirió inicialmente a un mayor valor.

En la Conciliación bancaria, es común confundirse con el concepto de la nota debito y crédito, puesto que el banco envía a al empresa propietaria de una cuenta de ahorros o corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la empresa, pero en realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota de manejo, que es un ingreso para el banco (Recordemos que la nota debito es un ingreso sólo para quien la emite, para el que la recibe es un egreso).

En el caso de las cuentas bancarias, la nota crédito que emite el banco, sí es un ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la cuenta valores como por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota crédito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien la recibe).