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martes, 29 de enero de 2013


RECIBO DE CAJA O
COMPROBANTE DE INGRESO


El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.


EJEMPLO 1  (PARA PRACTICA EN CLASE)

LA EMPRESA COMPÚTADORES Y SUMINISTROS LTDA RECIBE EL DIA 30 DE ENERO DE 2013 LA SUMA DE $1'755.000,oo EN EFECTIVO POR CONCEPTO DE ABONO A LA FACTURA N° 130503 POR VENTA DE MERCANCIAS A CREDITO AL CLIENTE CAFEINTERNET SERVICIOS S.A.S SUCURSAL UBICADA EN LA CRA 8 20-08 DE LA CIUDAD DE PEREIRA, RISARALDA.  COMPUTADORES Y SUMINISTROS ELABORA EL RECIBO DE CAJA N° 001 Y DE ESTA TAREA ES RESPONSABLE EL TESORERO DE LA EMPRESA Sr. PEPE PEPITO PIPE PEREZ. 

NOTA: ELABORAR DOCUMENTO EN FISICO Y EN EXCELL.

EJEMPLO 2 (PARA PRACTICA EN CLASE)

LA EMPRESA COMPÚTADORES Y SUMINISTROS LTDA RECIBE EL DIA 31 DE ENERO DE 2013 LA SUMA DE $10'075.350,oo MEDIANTE CHEQUE N° HC3-00987 DE BANCOLOMBIA SUCURSAL CENTRO DE PEREIRA POR CONCEPTO DE CANCELACION DE LA FACTURA N° 145569 POR VENTA DE MERCANCIAS A CREDITO AL CLIENTE COOMEVA EPS UBICADA EN LA CRA 7 22-10 DE LA CIUDAD DE PEREIRA, RISARALDA.  COMPUTADORES Y SUMINISTROS ELABORA EL RECIBO DE CAJA N° 002 Y DE ESTA TAREA ES RESPONSABLE EL TESORERO DE LA EMPRESA Sr. PEPE PEPITO PIPE PEREZ. 

EJEMPLO (TOMADO DE INTERNET)

El 24 de noviembre de 2003, Dignory Quintero G compro de contado  una  mesa para computador por valor de $700.000. La Empresa Muebles JB expide recibo de caja No. 15650 por valor de $700.000




RECIBO DE CAJA MENOR


La cuenta Caja general tiene una subcuenta denominada Cajas menores también llamada en algunos textos como fondo fijo de caja menor, el que se constituye para realizar todos los gastos menores que se requieran para el desarrollo de la actividad, y evitar el trámite de pagos por la cuenta bancos.


La caja menor o a una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sería suficiente para las necesidades de los pequeños negocios, sin embargo, negocios más grandes tienen varios miles de pesos a discreción como fondos para la caja menor.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total mas los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.


REEMBOLSO DE CAJA MENOR



La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.  Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.
Constitución del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:
110510100.000
111005100.000

Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
51XXXX80.000
11100580.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

FORMATO DE REEMBOLSO

(VER CORREO ELECTRONICO)

EJEMPLO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR

La empresa Computadores y Suministros Ltda realiza o constituye un fondo de caja menor por valor de $200.000,oo.  Dicho fondo será manejado por la secretaria de gerencia Sra. Pepita Marisol Franco Morales.  Realizar el registro contable para la creación de la caja menor.

CREACION CONTABLE DE LA CAJA MENOR

110510 DISPONIBLE CAJAS MENORES                   $200.000,oo
111005 DIitesSPONIBLE BANCOS NACIONALES                                     $200.000,oo

La empresa realiza los siguientes gastos de caja menor de acuerdo con los siguientes recibos:


  1. $10.500,oo por concepto de taxis para realizar tramites en la camara de comercio por parte del señor Gerente de la compañía (supóngase usted como gerente)
  2. $45,200,oo por concepto de cafe y azucar para la dotación de la cafeteria de la empresa. elementos comprados en almacenes exito por el mensajero Messenger Cano
  3. Recibo de caja menor N° 003 por valor de $7,500,00 por concepto de fotocopias impresas en el Cafeinternet Servicios s.a.
  4. Recibo de caja menor N° 004 por valor de $65.250,oo por concepto de pago de certificados solictados a la camara de comercio.
  5. Recibo de caja menor N° 005 por valor de $22.300 por concepto de refrigerio para reunión directiva.



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