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jueves, 8 de septiembre de 2016
Proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
El proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección y control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones.
La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.
La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.
La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.
El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.
Dentro de esta investigación también encontraremos la opinión de algunos autores acerca del proceso administrativo.
Qué son las organizaciones
Son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.
Grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.
Concepto de organización
Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Una organización es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
Concepto de administración
La Administración (lat. ad, hacia, dirección, tendencia, subordinación, obediencia) es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos, humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc., de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización. Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del cliente.
Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema administrativo, en él encontraremos asuntos de organización, dirección y control, para resolverlos se debe contar con una buena planeación, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo más fluido posible.
Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el más indicado se deben tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar algunos están, las metas, estrategias, políticas, etc.
Henri Fayol afirmó que la toma de decisiones también hace parte de las funciones de la organización, señaló cómo las funciones del administrador la prevención, organización, coordinación y control, que expresado en términos más actuales no es otra cosa que la planeación, organización, dirección y control.
La técnica de planeación y la organización son partes fundamentales en el proceso ya que ahí radica la complejidad del método que se utilice pues al ser los pasos con más cantidad de deberes se vuelve un poco más complicado tener el control, pero en estos pasos existen más sub-categorías que no deben permitir que el procedimiento se salga de control, según lo que dice la lectura podemos decir que el procedimiento se basa en un programa centralizado que delega funciones conforme va bajando el nivel de autoridad, esto quiere decir que cada parte tiene una función específica y que si hubiera alguna falla en cualquiera de estos pasos sería difícil lograr un procedimiento limpio y eficiente.
Proceso administrativo: planeación, organización, dirección y controlEtapas y Funciones del Proceso Administrativo
Planeación
Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?).
Determina planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.
La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales, culturales.
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos.
La planeación es de corto plazo, mediano plazo y largo plazo
Procedimientos – Programas – Presupuestos – Cursos de acción
Conceptos de planeación de varios autores
Desde años atrás en la historia siempre ha existido la noción de administración y con ella de planeación. Pero es una noción inconsciente, pues una vez comienza a plasmarse el pensamiento administrativo, se empieza a percibir la importancia de la planeación.
Muchos autores se han preocupado por la función de planeación y han desarrollado sus propias definiciones, aunque lo expresan diferente, guardan elementos comunes; todos ellos coinciden en considerar que la planeación se convierte en la función fundamental del proceso administrativo para la supervivencia de la empresa:
Koontz y O’donnell
Junto a Terry apoya a Fayol al decir que la previsión es la base de la planeación. Considera la planeación como: “una función administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de una empresa”.
Agustín Reyes Ponce
Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
Josseph L. Massie
Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas, cursos de acción a partir de los cuales establece los objetivos.
Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
George R. Terry
Es la selección y relación de hechos así como la información y el uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se creen son necesarias para alcanzar los resultados deseados.
Dirección
Concepto de dirección administrativa:
La dirección como etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
Los elementos del concepto son:
ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
motivación.
guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
comunicación.
supervisión.
alcanzar las metas de la organización.
Órdenes
Consiste en el ejercicio de la autoridad, pro el que un superior transmite a un inferior, subordinado al, la iniciación de que una situación particular y concreta debe ser modificada. Lo que caracteriza a la orden, es pues, al referirse al cambio de una situación particular y concreta.
Control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrón;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
Interrelación entre las funciones
En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se halla involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.
Las funciones fundamentales no se ejecutan en forma independiente una de otra sino que se entrelazan entre sí. Forman de esta manera una interrelación entre las mismas, de tal forma que la ejecución de una influye sobre los demás.
Coordinación
Garantizar la disponibilidad del personal, a todos los procesos de la empresa bajo los criterios de la organización y racionalidad definidos que contribuyan a la productividad organizacional.
Garantizar la gestión efectiva del presupuesto aprobado para el proceso de diseño de la organización efectiva con el fin de ejecutarlo según los lineamientos económicos de la empresa.
Consolidar y actualizar permanentemente los guiones organizacionales para dar cumplimiento al alineamiento organizacional desarrollando mayor rentabilidad y mejores prácticas de negocio.
Coordinar es establecer la armonía entre todos los actos de una empresa de manera de facilitar su funcionamiento y procurar el buen éxito.
Es dar al organismo material y social de cada función las proporciones convenientes para que ésta pueda cumplir su misión en forma segura y económica.”
En la sociedad anónima hay acciones ordinarias, acciones privilegiadas y acciones de goce, respecto a las acciones ordinarias y las privilegiadas, la una se diferencia de la otra en que, la acción ordinaria confiere unos ciertos derechos, mientras que tener acciones privilegiadas otorga derechos adicionales; quien tiene una acción ordinaria goza de los siguientes derechos de conformidad con lo establecido en el artículo 379 del código de comercio:
Participación en las discusiones de la asamblea general de accionistas con derecho a voto.
Recibir parte de los beneficios establecidos en los balances de fin de ejercicio de manera proporcional de acuerdo con lo dispuesto en los estatutos.
Poder negociar de manera libre las accionistas a menos que se haya establecido el derecho de preferencia a favor de los demás socios.
Vigilar los libros y documentos sociales con 15 días de anticipación a las reuniones de la asamblea general en las que se inspeccionen los balances de fin de ejercicio
Recibir parte de los activos sociales al tiempo de la liquidación una vez se haya pagado el pasivo externo y de manera proporcional.
Estos son los derechos que le asisten a un socio que tiene acciones ordinarias que son las que se emiten habitualmente y transfieren los derechos ya mencionados, pero quien tiene acciones privilegiadas además de los derechos mencionados, también tiene unos derechos adicionales, es decir, quien tiene acciones privilegiadas goza de mayor poder por así decirlo; las prerrogativas adicionales que tiene un socio con una acción privilegiada, son las siguientes:
Derecho preferencial para el reembolso en caso de liquidación hasta el monto de su valor nominal.
A que se le destinen las utilidades a una cuota determinada, la cual puede ser acumulable o no.
Cualquier otra otro derecho de carácter económico especialmente.
Existe una prohibición que establece el código de comercio la cual consiste en que nunca los derechos que otorguen las acciones privilegiadas podrán ser, el voto múltiple o privación permanente de los derechos a los propietarios de acciones comunes
Para adquirir acciones en una sociedad anónima hay que suscribir un contrato de suscripción: en el contrato de suscripción de acciones una persona se obliga se compromete a pagar un aporte a la sociedad de conformidad con lo establecido en el reglamento de la empresa y de igual forma se obliga a cumplir los estatutos.
Entonces en el contrato de suscripción de acciones nacen dos obligaciones para quien las suscribe:
Pagar un aporte a la sociedad.
Someterse a los estatutos.
Pero no solamente las obligaciones en este contrato surgen para quien suscribe, es decir, que el contrato de suscripción de acciones es un contrato bilateral le asisten obligaciones reciprocas a las partes; a la sociedad le surge la obligación de reconocer el estatus de accionista a quien suscribe las acciones y la obligación de entregarle el titulo correspondiente.
Este contrato se encuentra definido por el código de comercio en su artículo 384 el cual establece lo siguiente:
“La suscripción de acciones es un contrato por el cual una persona se obliga a pagar un aporte a la sociedad de acuerdo con el reglamento respectivo y a someterse a sus estatutos. A su vez, la compañía se obliga a reconocerle la calidad de accionista y a entregarle el título correspondiente.
En el contrato de suscripción no podrá pactarse estipulación alguna que origine una disminución del capital suscrito o del pagado”.
Todas las acciones que se emitan con posterioridad al acto de constitución de la sociedad anónima deberán estar sujetas al reglamento de suscripción, dicho reglamento debe contener de conformidad con lo establecido en el artículo 386 del código de comercio lo siguiente:
El término bono soberano hace referencia a los bonos que emite el gobierno de un país. Y la razón por la que los gobiernos emiten este tipo de bonos no es otra que obtener dinero para financiar servicios gubernamentales y déficits presupuestarios. Estos bonos se pueden emitir con diferentes intereses nominales y con plazos de vencimiento distintos.
Los bonos soberanos y los bonos del tesoro están directamente relacionados ya que estos últimos son un tipo de bono soberano que fija el plazo de la deuda en un período superior a diez años. En Estados Unidos, los bonos soberanos también son conocidos como “Treasury Bills”. La inversión en bonos del tesoro de Estados Unidos se considera la más segura, por eso los tipos de interés siempre serán más bajos que en cualquier otra deuda negociada.
Los bonos soberanos están considerados como los más seguros del mercado (puesto que tienen el respaldo de los gobiernos centrales) y, por lo tanto, los de mayor calidad. Estos bonos son los elegidos por muchos inversores, convirtiéndose en objeto de sus compras y sus ventas. El apoyo del gobierno es lo que hace que estos bonos sean de alta calidad, por el escaso riesgo de impago que suponen. Pero en cuanto la probabilidad de un país de afrontar un pago disminuya, entonces aumenta la prima de riesgo.
El problema reside en la manera de analizar la capacidad de pago que tiene un país. El indicador básico que nos indica el riesgo país es la diferencia entre las tasas de intereses que pagan los bonos (en dólares) emitidos por países en vías de desarrollo, y los “Treasury Bills” de Estados Unidos, considerados “libres” de riesgo. Y esta diferencia (conocida como “spread”) es la que se identifica con la posibilidad de que el gobierno que emite la deuda incumpla el pago de sus obligaciones. Siguiendo el esquema lógico, cuanta mayor sea la inseguridad en el pago de la deuda, mayor será el interés que se deberá pagar, es decir, que los bonos que supongan un riesgo alto de impago, se les impondrá unas condiciones de pago más duras con unos intereses más elevados, traduciéndose en una prima de riesgo elevada, que es el resultado del coste del incumplimiento de pago.
La inversión en bonos soberanos parece tener más ventajas que desventajas, sobre todo si tenemos en cuenta que el gobierno central del país respondería al pago. La dificultad llega en períodos de crisis, donde debemos evaluar con mayor cautela esta capacidad de afrontar el pago de los distintos países
El CDT (Certificado de Deposito a Término) es un titulo valor que emite un banco a un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir el CDT.
El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como mínimo de 30 días.
El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al momento de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360 días el banco no lo pagará ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto se venza dicho término.
El CDT puede ser negociado o endosado.
Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.
La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del monto del CDT.
Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento del título valor junto con el capital.
Un CDT puede ser renovado de forma automática
Los rendimientos financieros de los CDTs están sometidos a Retención en la fuente a una tarifa del 7% (10% sobre el 70% del pago o abono en cuenta por concepto de rendimientos financieros).
El rendimiento financiero que se paga por un CDT es superior al que paga una cuenta de ahorros.
La razón por la que una entidad financiera paga intereses superiores por los CDTs, se debe a que un CDT por ser a un plazo determinado, le asegura a la entidad financiera una disponibilidad de efectivo para poder trabajarlo o disponer de el. En cambio, una cuenta de ahorro, el cliente puede llegar a cualquier momento a las oficinas del banco y exigirle su dinero, y el banco está en la obligación de entregárselo, situación que hace que el banco deba tener una gran cantidad de recursos inmovilizados para atender este tipo de circunstancias, algo que no sucede con los CDTs, donde el banco sólo requiere disponer de dinero al momento del vencimiento del CDT, lo que le permite programarse.
El banco puede invertir tranquilamente el dinero de un CDT sin preocuparse por el cliente, lo que le permite rentabilizar el 100% del dinero, algo que no puede hacer con un depósito de una cuenta de ahorros. Supóngase que exista una crisis financiera y todos los ahorradores en un solo día decidan cerrar sus cuentas de ahorro. Cualquier banco sencillamente colapsaría, situación que nunca se presentaría tratándose de CDTs, puesto que el banco no puede ser obligado bajo ninguna circunstancia a pagarlos antes de la fecha de vencimiento, lo que le garantiza una liquidez suficiente para desarrollar su objeto social cual es invertir y prestar dinero. Esa seguridad permite que el banco logre una mejor rentabilización de los dineros en CDT y a la vez le permita reconocer una mayor tasa de interés al cliente.
Para quien adquiere un CDT es beneficiosos toda vez que puede obtener una mayor rentabilidad, y además es fija, es decir, que si un CDT se pacta a un 10%, así las tasas de interés en el mercado financiero disminuyan, el banco debe pagar la tarifa inicialmente pactada.
Una desventaja para quien constituye un CDT puede ser la imposibilidad de convertirlo en efectivo antes del plazo pactado, lo que en parte es posible de solucionar puesto que un CDT se puede negociar mediante Endoso, pero en tales casos se hará sacrificando pare del rendimiento inicialmente esperado. En este caso sucede la situación inversa a la del banco, puesto que el cliente debe sacrificar liquidez y disponibilidad de efectivo por rentabilidad, y el banco asegura liquidez y disponibilidad sacrificando una menor rentabilidad puesto que debe pagar al cliente un rendimiento mayor
Para poder hablar del kardex y de su importancia en
los inventarios de las empresas debemos tener claro que inventario es todo
aquel artículo o bien que adquiere una compañía, negocio u empresa con el fin
de venderlo y/o utilizarlo para lograr su objeto social, su razón de ser.
Es por eso que en temas de inventarios escuchamos
hablar de inventarios de frutas, verdura, hortalizas, calzado, ropa, productos
para la construcción, productos agrícolas, entre otros.
Por tal razón el tema de los inventarios depende
mucho de la empresa y del motivo por el cual fueron adquiridos, por ejemplo;
¿Qué es un televisor? Es imposible saberlo sin saber a qué se dedica la
compañía que lo tiene o que función cumple, pues si el televisor está ubicado
en la sala de espera de los clientes, éste es una propiedad planta y equipo,
mientras que si esta en bodega con el fin de ser vendido es un inventario. Otro
ejemplo podrían ser las telas que para un almacén de telas es un producto para
la venta pero para un sastre es producto a ser utilizado y finalmente existen
productos que se pueden clasificar como productos para la venta y productos
para uso, por ejemplo en las fruterías tiene frutas para la venta pero de igual
forma tienen frutas para preparar jugos y ensaladas es decir, que aquí
debe existir un mayor control y para esto existen las tarjetas kardex.
Pero ¿Que son las tarjetas kardex?
La tarjeta Kardex, es un documento administrativo
de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, existen muchos
tipos de kartex pero como hablamos de inventarios hablaremos de la tarjetaKardex de inventario la cual, es una herramienta
que le permite tener reportes con información resumida acerca de las
transacciones de inventario de la compañía.
Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de
los costos de mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo
a la compañía.
Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es
que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello
se debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena
clasificación de los mismos, por tal motivo los principales tipos de
inventarios son:
·Inventarios de Materias Primas.
·Inventarios de Productos en Proceso.
·Inventarios de Productos Terminados
·Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa.
·Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios
·Inventarios de Envases y Empaques.
·Inventarios en Tránsito.
Anteriormente se dijo que los tipos de inventarios dependen de la
empresa pues lo que para una empresa puede ser un producto terminado para otro
puede que no, y lo que para una empresa puede ser mercancías no fabricadas por
la empresa puede que para otra sean materiales, repuestos y accesorios.
Ejemplos: para el matadero la carne es un producto terminado pero para un
restaurante es una materia prima y para un almacén de repuestos una llanta es
una mercancía no fabricada por la empresa, mientas que para un taller es un
repuesto.
Es por eso que los inventarios se clasifican de estas 7 formas y cada
empresa clasifica según su objeto social. Para lograr una buena clasificación
se ampliara la explicación de cada tipo de inventarios.
·Inventarios de Materias Primas: Son aquellos bienes adquiridos para una
transformación obteniendo así un bien terminado. Ejemplo: en las panaderías la
harina, azúcar y huevos hacen parte de las materias primas mientras que los
panes y postres son los productos terminados.
·Inventarios de Productos en Proceso: Son aquellos bienes que no están
listos para ser vendidos pero que ya tuvieron una transformación y no se
clasifican en materias primas. Ejemplo: Una carpintería compra madera, pintura,
y demás materiales para hacer muebles y venderlos, cuando tiene el producto sin
terminar hace parte de los inventarios en proceso como lo es una cama que falta
ser pintada para poder ser vendida.
·Inventarios de Productos Terminados: Son aquellos productos que ya cumplieron
completamente con su proceso de transformación es decir la cama de la
carpintería del ejemplo anterior pero ya pintada y lista para la venta. Esto
son los productos terminados.
·Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa: Son aquellos bienes
que están terminados pero no son producidos por la misma empresa como ejemplo
tenemos las comercializadoras que compran y vender la cama que para la
carpintería es un producto terminado pues fue allí donde se fabricó, es una
mercancía no fabricada por la empresa para la comercializadora que la vende.
·Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios: Son aquellos bienes
que como su nombre lo indica, no son para ser vendidos ni trasformados sino que
ayudan al cumplir con la razón social de la empresa, las llantas para las
flotas de transporte hacen parte de sus inventarios de materiales, repuestos y
accesorios pues su finalidad es transportar personas pero para ello necesitan
los buses y estos a su vez las llantas.
·Inventarios de Envases y Empaques: Son aquellos bienes que sirven de
empaque y/o envase; como lo son las botellas para las empresas de bebidas,
jugos y refrescos.
·Inventarios en Transito: Son aquellos productos que no se encuentran en
la bodega de la compañía pero son de ella, este tipo de inventario se usa para
la compra de productos importados que al entrar a las bodegas de la empresa
pasan a ser otro tipo de inventario.
Teniendo un mejor conocimiento de los tipos de inventarios podemos
entender como la tarjeta kardex nos ayuda a tener un conocimiento y un control
de los inventarios, pues muchas empresas no tiene un tipo de inventario sino
varios y en ocasiones pueden manejar los 7 inventarios al tiempo y para
no mesclar costos entre ellos ni que se pierdan los inventarios existen
las tarjetas kardex.
Las grandes empresas compran materia prima para elaborar productos
terminados, para los cuales necesitan de maquinaria, las cuales pueden sufrir
daños y necesitar de repuestos, repuestos que no son fabricados por la empresa
sino que son comprados en otras y en muchos casos en el exterior pero para
tener un control de los costos, tienen productos en proceso que finalmente se
convierten en productos terminados pero para la comercialización de sus productos
terminados necesitan envases y empaque. Este es un claro ejemplo de una empresa
que maneja los 7 tipos de inventarios.
Para la administración de los inventarios a través de la tarjeta kardex
es necesario utilizar un método y un sistema de administración.
Los Sistemas de administración de inventarios son 2:
·Sistema periódico
·Sistema permanente
En el sistema periódico se realiza periódicamente mientras que el
sistema permanente es de una forma más cotidiana es decir más repetitiva.
Los Métodos de administración de inventarios son 3:
·P.E.P.S.
·U.E.P.S
·Promedio Ponderado.
En el Método P.E.P.S consiste en dar salida del inventario a
aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más recientemente, por tal motivo se
conoce como Primeros en Entrar, Primeros en Salir.
En el Método U.E.P.S consiste en dar salida del inventario a
aquellos productos que se adquirieron recientemente, por lo que en los
inventarios quedarán aquellos productos comprados más de forma más antigua, por
tal motivo se conoce como Últimos en Entrar, Primeros en Salir.
Mientras que el Método del Promedio Ponderado consiste en dar salida
a los inventarios de una forma, que los inventarios quedan tienen un valor
equilibrado, por tal motivo se conoce con este nombre.
En el despuntar del siglo XX, dos desarrollaron los primeros trabajos pioneros respecto a la administración. Uno era americano, Frederick Winlow Taylor, y desarrolló la llamada escuela de administración científica, preocupada por aumentar la eficiencia de la industria a través, inicialmente, de la racionalización del trabajo operario. El otro era europeo, Henri Fayol, y desarrolló la llamada teoría clásica preocupada por aumentar la eficiencia de su empresa a través de su organización y de la aplicación de principios generales de la administración con bases científicas. A pesar de que ellos no se hayan comunicado entre sí y hayan partidos de puntos de vista diferentes y aun opuestos, lo cierto es que sus ideas constituyen las bases del llamado enfoque clásico tradicional de la administracion, cuyos postulados dominaron aproximadamente las cuatro primeras décadas de este siglo el panorama administrativo de las organizaciones.
Así de un modo general, el enfoque clásico de la administración puede desdoblarse en dos orientaciones bastante diferentes y hasta cierto punto opuestas entre sí, pero que se complementan con relativa coherencia:
1.- De un lado, la escuela de la administración científica, desarrollada en los Estados Unidos, a de los trabajos de Taylor. Esa escuela era formada principalmente por ingenieros, como Frederick Winslow (1856-1915), Henry Lawrence Gantt (1.861-1931), Frank Bunker Gilbreth (1868-1924), Harrington Emerson (1853-1931) y otros Henry Ford (1863-1947), suele ser incluido entre ellos, por haber aplicado sus principios. La preocupación básica era aumentar la productividad de la empresa mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, esto es, en el nivel de los operarios. De allí el énfasis en el análisis y en la división del trabajo operario, toda vez que las tareas del cargo y el ocupante constituyen la unidad fundamental de la organización. En este sentido, el enfoque de la administración científica es un enfoque de abajo hacia arriba (del operario hacia el supervisor y gerente) y de las partes (operarios y sus cargos) para el todo (organización empresarial). Predominaba la atención en el trabajo, en los movimientos necesarios para la ejecución de una tarea, en el tiempo-patrón determinado para su ejecución: ese cuidado analítico y detallado permitía la especialización del operario y la reagrupación de los movimientos, operaciones, tareas, cargos, etc., que constituyen la llamada "organización racional del trabajo" (ORT). Fue además de esto, una corriente de ideas desarrollada por ingenieros, que buscaban elaborar una verdadera ingeniería industrial dentro de una concepción eminentemente pragmática. El énfasis en las tareas es la principal característica de la administración científica.
2.-De otro lado, la corriente de los anatomistas y fisiologistas de la organización, desarrollada en Francia, con los trabajos pioneros de Fayol. Esa escuela estaba formada principalmente por de las empresas de la época. Entre ellos Henri Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F. Urwick (n.1891), Luther Gulick y otros. Esta es la corriente llamada Teoría Clásica. La preocupación básica era aumentar la eficiencia de la a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de sus interrelaciones estructurales. De allí el énfasis en la anatomía (estructura) y en la fisiología (funcionamiento) de la organización. En este sentido, el enfoque de la corriente anatómica y fisiologista es un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo (organización) hacia sus partes componentes (departamentos). Predominaba la atención en la estructura organizacional, con los elementos de la administración, con los principios generales de la administración, con la departamentalización. Ese cuidado con la síntesis y con la visión global permitía una manera mejor de subdividir la empresa bajo la centralización de un jefe principal. Fue una corriente eminentemente teórica y "administrativamente orientada". El énfasis en la estructura es su principal característica.
ORIGENES DEL ENFOQUE CLASICO
Los orígenes del enfoque clásico de la administración remontan las consecuencias generadas por la revolución industrial. Podrían resumirse en dos hechos genéricos:
1.El crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, que ocasionó una complejidad creciente en su administración exigió un enfoque científico purificado que sustituyese el empirismo y la improvisación hasta entonces dominante. Con la empresa de dimensiones más amplias surgen las condiciones iniciales de planeamiento a largo plazo de la producción, reduciendo la imnestabilidad y la improvisación.
2.La necesidad de aumentar la eficiencia y la competencia de las organizaciones en el sentido de obtener el mejor rendimiento posibles de sus recursos y hacer frente a la competencia que se incrementaba entre las empresas. Surge el sentido de la división del trabajo entre quienes piensan y quienes ejecutan. Los primeros fijan patrones de producción, describen los cargos, fijan funciones, estudian métodos de administración y normasde trabajo, creando las condiciones económicas y técnicas para el surgimiento del taylorismo en los Estados Unidos y fayolismo en Europa.
El panorama industrial en el inicio de este siglo tenía todas las características y elementos para poder inspirar una ciencia de la administración: una variedad inmensa de empresas, con tamaños altamente diferenciados, problemas de bajo rendimiento de la maquinaria utilizada, desperdicio, insatisfacción generalizada entre los operarios, competencia intensa pero con tendencias poco definidas, elevado volumen de pérdidas cuando las decisiones eran mal tomadas, etc. Inicialmente los autores clásicos pretendieron desarrollar una ciencia de la administración cuyos principios en sustitución a las leyes científicas, pudiesen ser aplicados para resolver los problemas de la organización.
ADMINISTRACION CIENTIFICA
El enfoque típico de la escuela de la administración científica es el énfasis en las tareas. El nombre administración científica se debe al intento de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración, con el fin de alcanzar elevada eficiencia industrial. Los principales métodos científicos aplicables alos problemas de la administración son la observación y la medición. La escuela de la administración científica fue iniciada en el comienzo de este siglo por el mecánico americano Frederick W. Taylor, considerado el fundador de la moderna TGA.
OBRA DE TAYLOR
Frederick Wilson Taylor (1856-1915), fundador de la admintración científica, nació en Filadelfia, Estados Unidos. Procedía de una familia de principios rígidos y fue educado dentro de una mentalidad de disciplina, devoción al trabajo y al ahorro. En aquella época estaba de moda el sistema de pago por pieza o por tarea. Esto llevó a Taylor a estudiar el problema de la producción en sus mínimos detalles, pues, gracias a su progreso en la compañía, no quería decepcionar a sus patrones, ni decepcionar a sus compañeros de trabajo, quienes deseaban en el entonces jefe de taller no fuese duro con ellos en el planteamiento del trabajo por pieza. Taylor inició las experiencias que lo harían famoso, donde intentó aplicar sus conclusiones, venciendo una gran resistencia a sus ideas.
PERIODOS DE TAYLOR
Primer Período de Taylor
.- Experiencias y estudios a partir del trabajo del obrero, y más tarde, generalizó sus conclusiones para la administración.
.- 1895; "A note on belting". "A piece Rate system".
.- 1903: "Shop Management". Se preocupa por las técnicas de racionalización del trabajo del obrero, a través del estudio de tiempos y movimientos (Motion-Time-Study).
En esta publicación Taylor expresa:
Salarios altos y bajos costos unitarios de producción.
Aplicar métodos científicos al problema global, con el fin de formular principios y establecer procesos estandarizados.
Los empleados deben ser dispuestos científicamente en servicios o puestos de trabajo donde los materiales y las condiciones laborales sean seleccionados con criterios científicos, para que así las normas sean cumplidas.
Los empleados deben ser entrenados científicamente para perfeccionar sus aptitudes.
Debe cultivarse una atmósfera cordial de cooperación entre la gerencia y los trabajadores.
Segundo Período
..- 1911: "Principios de administración científica"
- La racionalización del trabajo productivo debería estar acompañada por una estructura general de la empresa que hiciese coherente la aplicación de sus principios.
RACIONALIZACION DEL TRABAJO
Como entre los diferentes métodos e instrumentos utilizados en cada trabajo hay siempre un método más rápido y un instrumento más adecuado que los demás, estos métodos e instrumentos pueden encontrarse y perfeccionarse mediante un análisis científico y depurado estudio de tiempos y movimientos, en lugar de dejarlos a criterio personal de cada operario. Ese intento de sustituir métodos empíricos y rudimentarios por los métodos científicos en todos los oficios recibió el nombre de organización racional del trabajo (ORT).
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
Principios de la administración científica de Taylor.
Para Taylor, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidades descritas por los cuatro principios siguientes:
1.Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisación y la actuación empírico-práctica por los métodos basados en procedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método.
2.Principio de la preparación/planeación: seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir más y mejor, de acuerdo con el método planeado.
3.Principio del control: controlar el trabajo para certificar que el mismo esta siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.
4.Principio de la ejecución: distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.
Otros principios implícitos de administración científica según Taylor
1.Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles.
2.Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.
3.Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas que le sean atribuidas.
4.Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente.
5.Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles atribuciones precisas y delimitadas.
6.Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control del trabajo como en su ejecución.
7.Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivos para cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, también como otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren superados.
8.Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos y procesos de trabajo a ser utilizados.
9.Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del aumento de la producción proporcionado por la racionalización.
10.Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.
11.Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.
Principios de eficiencia de Emerson
Buscó simplificar los métodos de estudios y de trabajo de su maestro (Taylor) , creyendo que aun perjudicando la perfección de la organización, sería más razonable realizar menores gastos en el análisis del trabajo. Fue el hombre que popularizó la administración científica y desarrolló los primeros trabajos sobre selección y entrenamiento de los empleados. Los principios de rendimiento pregonados por Emerson son:
1.Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los ideales.
5.Mantener honestidad en los acuerdos, o sea, justicia social en el trabajo.
6.Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados.
7.Fijar remuneración proporcional al trabajo.
8.Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.
9.Fijar normas estandarizadas para el trabajo.
10.Fijar normas estandarizadas para las operaciones.
11.Establecer instrucciones precisas.
12.Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia.
Principios básicos de Ford
Utilizó un sistema de integración vertical y horizontal, produciendo desde la materia prima inicial hasta el producto final, además de una cadena de distribución comercial a través de agencias propias. Hizo una de las mayores fortunas del mundo gracias al constante perfeccionamiento de sus métodos, procesos y productos. A través de la racionalización de la producción creó la línea de montaje, lo que le permitió la producción en serie, esto es, el moderno método que permite fabricar grandes cantidades de un determinado producto estandarizado.
Ford adoptó tres principios básicos:
1.Principio de intensificación: consiste en disminuir el tiempo de producción con el empleo inmediato de los equipos y de la materia prima y la rápida colocación del producto en el mercado.
2.Principio de la economicidad: consiste en reducir al mínimo el volumen de materia prima en transformación.
3.Principio de la productividad: consiste en aumentar la capacidad de producción del hombre en el mismo período (productividad) mediante la especialización y la línea de montaje.
Se caracteriza por la aceleración de la producción por medio de un trabajo rítmico, coordinado y económico. Fue también uno de los primeros hombres de empresa en utilizar incentivos no salariales para sus empleados. En el área de mercadeo implantó la asistencia técnica, el sistema de concesionarios y una inteligente política de precios.
Principio de excepción
Taylor adoptó un sistema de control operacional bastante simple que se basaba no en el desempeño medio sino en la verificación de las excepciones o desvío de los patrones normales; todo lo que ocurre dentro de los patrones normales no deben ocupar demasiada atención del administrador. Según este principio, las decisiones más frecuentes deben reducirse a la rutina y delegadas a los subordinados, dejando los problemas más serios e importantes para los superiores; este principio es un sistema de información que presenta sus datos solamente cuando los resultados, efectivamente verificados en la práctica, presentan divergencias o se distancian de los resultados previstos en algún problema. Se fundamenta en informes condensados y resumidos que muestran apenas los desvíos, omitiendo los hechos normales, volviéndolos comparativos y de fácil utilización y visualización.
APRECIACION CRITICA DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
La teoría de la administración científica fue duramente criticada, aunque estas críticas no les disminuyen el mérito y el galardón. No obstante, se considera que en esta época existan una serie de deficiencias en cuanto a:
La mentalidad y los prejuicios tanto de los dirigentes como de los empleados.
Falta de conocimientos sólidos sobre asuntos administrativos.
La precaria experiencia industrial y empresarial.
Todos estos factores no permitieron el adecuado fundamento para la elaboración de conceptos más rigurosos y mejor establecidos. Dentro de las principales críticas efectuadas pueden resumirse así:
1.Mecanismo de la administración científica: la administración científica le dio poca atención al elemento humano, se preocupó básicamente por las tareas (organización y ejecución) y a los factores directamente relacionados con el cargo y función del operario (tiempo y movimiento). Esta teoría se le conoce con el nombre de "teoría de la máquina" ya que concibe la organización como "una distribución rígida y estática de piezas".
2.Superespecialización del operario: en la búsqueda de la eficiencia, la administración científica preconizaba la especialización del operario a través de la división y de la subdivisión de toda operación en sus elementos constitutivos. Estas "formas de organización de tareas no sólo privan a los trabajadores de satisfacción en el trabajo, sino lo que es peor, violan la dignidad humana". La especialización extrema del operario, a través de la fragmentación de las tareas, convierte en superflua su calificación, aunque este esquema es responsable de altas utilidades a corto plazo, con bajo nivel salarial y a costa de tensiones sociales y sindicales. La proposición de Taylor de que "la eficiencia administrativa aumenta con la especialización del trabajo" no encontró amparo en los resultados de investigaciones posteriores: cualquier momento en la especialización no redunda necesariamente en un aumento de la eficiencia".
3.Visión microscópica del hombre: La administración científica se refiere al hombre como un empleado tomado individualmente, ignorando que el trabajador es un ser humano y social _ valorizando apenas la fatiga muscular e ignorando un tipo de fatiga más sutil que la nerviosa. La fatiga era considerada exclusivamente un fenómeno muscular y fisiológico, estudiado principalmente a través de los datos estadísticos. Taylor consideró los recursos humanos y materiales no tanto recíprocamente ajustables, sino sobre todo, al hombre trabajando como un apéndice de la maquinaria industrial. En cuanto a este aspecto fue duramente criticado y tildado de haber cometido un error como pionero.
4.Ausencia de comprobación física: la administración científica es también criticada por el hecho de pretender elaborar una ciencia sin presentar comprobaciones científicas de sus proposiciones y principios. El método utilizado por Taylor es un método empírico y concreto donde el conocimiento se alcanza por la evidencia y no por la abstracción: se basa en datos aislados observables por el analista de tiempos y movimientos.
5.Enfoque incompleto de la organización: para muchos autores la administración científica es incompleta, parcial e inacabada, por restringirse apenas a los aspectos formales de la organización omitiendo completamente la organización informal y principalmente, los aspectos humanos de la organización. También interacciones entre muchas variables críticas, como el compromiso personal y la orientación profesional de los miembros de la organización, el conflicto entre los objetivos individuales y los objetivos organizacionales, etc.
6.Limitación del campo de aplicación: Sus principios y métodos carecen de una complementación más amplia, pues Taylor encara el problema de la organización racional del trabajo, partiendo de un punto limitado y específico en la empresa, lo cual fatalmente limita y restringe su enfoque, ya que no considera con mayor detalle los demás aspectos de la vida de una empresa, tales como los financieros y comerciales, entre otros. .
7.Enfoque prescriptivo y normativo: La administración científica se caracteriza por la preocupación en establecer y prescribir principios normativos que deben ser aplicados como una receta en determinadas circunstancias, para que el administrador pueda tener éxito. Busca estandarizar ciertas situaciones para poder patronizar la manera como deberán ser administradas. Es un enfoque dirigido a recetas anticipadas, a solucionesenlatadas y a principios normativos que deben regir el cómo hacer las cosas dentro de las organizaciones. Esa perspectiva muestra a la organización cómo debería funcionar, en lugar de explicar su funcionamiento.
8.Enfoque de sistema cerrado: visualiza las empresas como si existieran en el vacío, o como si fuesen entidades autónomas, absolutas y herméticamente cerradas a cualquier influencia venida de fuera de ellas; se caracteriza por el hecho de visualizar solamente aquello que sucede dentro de una organización, sin tener en cuenta el medio ambiente en que está situada. Es un enfoque de sistema cerrado y su comportamiento es mecánico, previsible y determinístico: sus partes funcionan dentro de una lógica inmodificable. Sin embargo las organizaciones nunca se comportan como sistemas cerrados y no pueden reducirse a sólo algunas pocas variables o a algunos aspectos más importantes.
TEORÍA CLÁSICA DE LA ADMINISTRACIÓN
En 1916 en Francia surgió la teoría clásica, la cual concibe la organización como un estructura. Al igual que la administración científica su objetivo es la búsqueda de la eficiencia de las organizaciones.
Para Fayol, los principales aspectos de la teoría son tratados en: la división del trabajo, autoridad y responsabilidad, unidad de mando, unidad de dirección, centralización y jerarquía o cadena escalar.
OBRA DE FAYOL
Henri Fayol (1841 – 1925) nació en Constantinopla y falleció en parís, se gradúa de Ingeniero de Minas a los 19 años, hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos, considerado el padre de la Teoría Clásica de la Administración la cual nace de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, establece catorce principios de la administración, dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funciones básicas de la empresa, las cuales son:
Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa.
Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra,venta e intercambio.
Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas.
Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y estadísticas.
Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encimade ellas.
Argumenta Fayol, que ninguna de las cinco funciones esenciales precedentes tienen la tarea de formular el programa de acción general de la empresa, de constituir su cuerpo social, de coordinar los esfuerzos y de armonizar los actos, esas atribuciones constituyen otra función, designada habitualmente con el nombre de administración.
Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
Las funciones administrativas engloban los elementos de la administración:
Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de la empresa.
Dirigir: Guiar y orientar al personal.
Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.
Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las ordenes dadas.
Planificación
Organización
Dirección
Coordinación
Control
Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamado proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de administración en cualquier nivel o área de actividad de la empresa.
Administrativas
Técnicas
Comerciales
Financieras
Contables
De seguridad
Para Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras cinco funciones esenciales. Es necesario no confundirlas con la dirección, porque dirigir es conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales; la administración no es sino una de las seis funciones, cuyo ritmo es asegurado por la dirección.
La ciencia de la administración, como toda ciencia, se debe basar en leyes o principios; Fayol adopta la denominación principio, aprtándose de cualquier idea de rigidez, por cuanto nada hay de rigido o absoluto en materia administrativa. Tales principios por lo tanto, son maleables y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo o lugar.
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS DE FAYOL:
División de Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje.
Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo).
Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.
Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización como un todo.
Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos.
Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cada caso.
Jerarquía: La línea de autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él.
Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.
Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.
Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aún cuando a veces se comentan errores.
Espíritu de equipo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo, el empleo de la comunicación verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible.
TEORIA DE LA ORGANIZACION
1.La administración como ciencia: todos los autores de la teoría clásica afirman unánimemente que se debe estudiar y tratar la organización y la administración científicamente, sustituyendo el empirismo y la improvisación por técnicas científicas. Se pretende elaborar una ciencia de la administración. Fayol ya afirmaba la necesidad de una enseñanza organizada y metódica de la administración, de carácter general para formar mejores administradores, a partir de sus aptitudes y cualidades personales. En su época, esa idea era una novedad, su posición era la de que siendo la administración una ciencia como las demás, su enseñanza en las escuelas y universidades era plenamente posible y necesaria.
2.Teoría de la organización: La teoría clásica concibe la organización como una estructura. La manera de concebir la estructura organizacional está bastante influenciada por las concepciones antiguas de organización (como la organización militar y la eclesiástica) tradicionales, rígidas y jerarquizadas. Para Fayol, la organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada. Para Mooney, "la organización es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común. La técnica de la organización puede ser descrita como la técnica de correlacionar actividades específicas o funciones en un todo coordinado". Para Mooney, como para Fayol y Urwick, la organización militar es el modelo del comportamiento administrativo. Así la preocupación por la estructura y la forma de la organización marca la esencia de la teoría clásica.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION
Elementos de la Administración para Urwick
Urwick desdobla los elementos de la administración en siete funciones:
Investigación
Previsión
Planeamiento
Organización
Coordinación
Mando
Control
Estos elementos o funciones constituyen la base de una buena organización, toda vez que una empresa no puede desarrollarse en torno a personas, sino a su organización.
Elementos de la administración para Gulick
Gulick propone siete elementos como las principales funciones del administrador:
Planeamiento (planning): es la tarea de trazar las líneas generales de las cosas que deben ser hechas y los métodos para hacerlas, con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa.
Organización (organizing): es el establecimiento de la estructura formal de autoridad, a través de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas, definidas y coordinadas para el objetivo en cuestión.
Asesoría (staffing): prepara y entrena el personal y mantiene condiciones favorables de trabajo.
Dirección (directing): tarea contínua de tomar decisiones e incorporarlas en órdenes e instrucciones específicas y generales; funciona como líder en la empresa.
Coordinación (coordinating): establece relaciones entre las partes del trabajo.
Información (reporting): esfuerzo de mantener informados respecto a lo que pasa, aquellos ante quienes el jefe es responsable, esfuerzo que presupone naturalmente la existencia de registros, documentación, investigación e inspecciones.
Presupuestación (budgeting): función que incluye todo lo que se dice respecto a la elaboración, ejecución y fiscalización presupuestarias, el plan fiscal, la contabilidad y el control.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION
Para los autores clásicos no bastaba simplemente con enunciar los elementos de la administración, era necesario ir más allá, y establecer las condiciones y normas dentro de las cuales las funciones del administrador deberían ser aplicada y desarrolladas. El administrador debe obedecer a ciertas normas o reglas de comportamiento que le permitan desempeñar bien sus funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De allí los llamados principios generales de la administración, desarrollados por casi todos los autores clásicos como normas y leyes capaces de resolver los problemas organizacionales.
Principio de Administración para Urwick
Urwick fue un autor que procuró divulgar los puntos de vista de los autores clásicos de su época. A continuación dichos principios:
1.Principio de la especialización: Cada persona debe realizar una sola función en cuanto fuere posible, lo que determina una división especializada del trabajo.
2.Principio de autoridad: debe haber una línea de autoridad claramente definida, conocida y reconocidas por todos desde la cima de la organización hasta cada individuo de base.
3.Principio de Amplitud Administrativa: este principio destaca que cada superior debe tener cierto número de subordinados a su cargo, dicho número dependerá del nivel del cargo y la naturaleza del mismo.
4.Principio de la diferenciación: los deberes, autoridad y responsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros cargos, deben ser definidos por escrito y comunicadas a todos.
APRECIACION CRITICA DE LA TEORIA CLASICA
1.Enfoque simplificado de la organización formal: todos los demás autores clásicos conciben la organización en términos lógicos, rígidos y formales, sin considerar su contenido psicológico y social con la debida importancia. Se restringe apenas a la organización formal, estableciendo esquemas lógicos preestablecidos, según los cuales toda la organización debe ser construida y a los cuales todos deben obedecer. En este sentido establece, como el administrador debe conducirse en todas las situaciones a través del proceso administrativo y cuales son los principios generales que deben seguir para obtener la máxima eficiencia.
2.Ausencia del Trabajo experimental: los autores de la teoría clásica fundamentan sus conceptos en la observación, y sentido común. Su método era empírico y concreto, basado en la experiencia directa. Dejando de un lado la comprobación científica para las afirmaciones de las teorías.
3.El extremo racionalismo en la concepción de la administración: los autores clásicos se preocupan demasiado por la presentación racional y lógica de sus proposiciones, sacrificando la claridad de sus ideas. El obstruccionismo y formalismo son criticados intensamente por llevar el análisis de la administración a la superficialidad y a la falta de realismo.
4.Teoría de la máquina: los autores modernos denominan la teoría clásica como teoría de la máquina, por el hecho de establecer que en determinadas acciones y causas ocurrirán determinados efectos o consecuencias dentro de alguna correlación razonable.
5.Enfoque incompleto de la organización: la teoría clásica solamente se preocupó por la organización formal, descuidando completamente la organización informal al no considerar el comportamiento humano dentro de la organización. La llamada teoría de la organización formal realmente no ignoraba los problemas humanos de la organización, sin embargo no consiguió dar un tratamiento sistemático a la interacción entre las personalidades y los grupos informales.
